Cyfryzacja urzędów i instytucji

Ewidencja przesyłek przychodzących i wychodzących
Wprowadzaj dokumenty elektroniczne i papierowe do obiegu mieszanego zgodnie z instrukcją kancelaryjną i łatwo nimi zarządzaj.

Dekretacja, akceptacja i podpisywanie dokumentów z systemu
Twórz własne workflow dla dokumentów i zautomatyzuj procesy zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Obsługa spraw w systemie mieszanym
System Symfonia eDokumenty został zbudowany do natywnej obsługi spraw. Teraz łatwo zgromadzisz dokumentację papierową i elektroniczną w jednej sprawie.

 

Czy znane są Ci te problemy?

Zatem wiesz jakie pojawiają się wtedy problemy, rozwiąż je teraz!

Musisz wprowadzić EZD, ale dostrzegasz
ograniczenia EZD PUW?

System EZD PUW spełnia warunki formalne instrukcji kancelaryjnej, ale jest niewystarczający w codziennej pracy.

Brak systemu lepszego od EZD PUW,
który spełniałby wymogi formalne?

Na rynku dostrzegasz systemy klasy ECM czy EOD, które pomogłyby Twojej organizacji, ale nie spełniają one wymogów formalnych opisanych w instrukcji kancelaryjnej.

System nie jest intuicyjny?

Testujesz EZD PUW i zauważasz, że nie możesz wprowadzić własnych procedur, tworzyć workflow dla dokumentów. Ten system się nie rozwija wraz z organizacją.

Pobieranie e-maili, by je zarejestrować?

Rejestracja dokumentu email jest czasochłonna, ponieważ musisz go pobrać z obsługiwanego programu pocztowego, zapisać i dopiero dodać do EZD.

 

Wykorzystaj Symfonia eDokumenty do elektronicznego zarządzania dokumentacją

Zobacz jak producent oprogramowania – firma eDokumenty – rewolucjonizuje system EZD

 

Zarządzanie pocztą przychodzącą…

Wydajna ewidencja masowej korespondencji.

  • Rejestracja korespondencji papierowej i elektronicznej m.in. emaili, wiadomość z ePUAP w dzienniku korespondencji.
  • Rejestracja przesyłek mieszanych — papierowych i na nośnikach danych.
  • Silnik OCR.
  • Możliwość zeskanowania kilku dokumentów naraz i rozdzielenia ich kodami kreskowymi w systemie.
  • Numeracja RPW.

…i wychodzącą

Ewidencja korespondencji wychodzącej w systemie mieszanym.

  • Obsługa wysyłki korespondencji elektronicznej (wysyłka przez ePUAP).
  • Wydruk dziennika, pocztowej książki nadawczej, kopert, zwrotek.
  • Generowanie pliku Elektronicznego Nadawcy (EKN).
  • Możliwość obsługi procesu rejestracji i wysyłki z kilku punktów jednocześnie, przy zachowaniu ciągłości numeracji.
  • Rejestr zwrotnych potwierdzeń odbioru.

Skład chronologiczny

Sprawne katalogowanie i porządkowanie dokumentacji papierowej w systemie.

  • Pełne odwzorowanie cyfrowe papierowego dokumentu.
  • Rejestracja dokumentu i możliwe przekazanie papierowego oryginału do składu chronologicznego.
  • Możliwość przenoszenia dokumentu między różnymi zbiorami składów.
  • Filtrowanie danych pomaga w odnalezieniu oryginału.
  • Sprawna obsługa wypożyczeń dokumentu dzięki adnotacjom w systemie.

Zarządzanie sprawami

Łatwe gromadzenie dokumentacji w aktach spraw.

  • Każdej sprawie można przypisać odpowiedni status i osobę odpowiedzialną.
  • Współdzielenie sprawy.
  • Dołączanie korespondencji papierowej i elektronicznej.
  • Tworzenie dokumentów wychodzących z szablonów oraz ich wersjonowanie.
  • Planowanie zadań w sprawach.
  • Archiwizacja spraw i dokumentów w niej zapisanych.

Akceptacja i dekretacja dokumentów

Twórz własne workflow dla dokumentacji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami.

  • Automatyzacja procesów zgodna z instrukcją kancelaryjną.
  • Do przekazywanego pisma lub innego dokumentu można dołączyć instrukcję dla pracownika.
  • Nadawanie uprawnień tylko wybranym osobom lub grupom.
  • Możliwość sprawdzenia na dokumencie, kto obecnie jest w jego posiadaniu.
  • Pełne informacje zawsze są „pod ręką” dzięki dostępowi do sprawy czy teczki klienta.

Archiwum dokumentacji z wykazem akt

To rozwiązanie sprawdza się nie tylko w urzędach, ale i w firmach.

  • Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt pomaga w zachowaniu porządku i jednolitej numeracji.
  • Oznaczanie spraw przekazanych do archiwizacji i automatyczne przekazanie do archiwum zakładowego.
  • Obsługa procesów archiwizacji składów chronologicznych.
  • Generowanie wniosków i paczek archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego.
  • Wsparcie procesu brakowania dokumentów.

Struktura organizacyjna i zarządzanie użytkownikami

Bezpiecznie zarządzaj uprawnieniami osób lub grup do dokumentacji w EZD.

  • Wizualna prezentacja hierarchii.
  • Domyślne reguły wpisane w określone stanowiska.
  • Możliwość modyfikacji struktury oraz uprawnień dla użytkowników.
  • Struktura pomaga w tworzeniu procesów akceptacji i dekretacji

Symfonia eDokumenty to więcej niż EZD

System Symfonia eDokumenty został zaprojektowany, tak by nie tylko umożliwić sprawny obieg dokumentów, ale również i zarządzanie zespołami i zadaniami oraz funkcjonowanie całej instytucji.

  • Pulpit podobny do Windows, Linux, MacOS.
  • Operacje Drag&Drop.
  • Kolory różnych segmentów ułatwią pracę i nawigację w systemie.
  • Strumień powiadomień.
  • Narzędzia pracy grupowej.
  • Baza klientów i kontrahentów…