Archiwum i podpisywanie umów online

Centralny rejestr umów
Dostęp do zeskanowanych umów papierowych i umów podpisanych elektronicznie w jednym miejscu.

Podpis elektroniczny i obieg umów
Aplikacja ułatwia złożenie podpisu elektronicznego oraz usprawnia wewnętrzny proces obiegu umowy.

Ułatwione rozliczenie umów z klientami i dostawcami
Zobacz koszty i przychody każdej umowy, dzięki aplikacjom do obiegu faktur zakupu oraz wystawiania faktur sprzedaży.

 

Czy znane są Ci te problemy?

Jeżeli ewidencja umów w Twojej firmie w dalszym ciągu odbywa się papierowo, z pewnością dobrze znasz trudności, które się z tym wiążą.

Nie jesteś pewien
zapisów w umowie?

Zanim nie sięgniesz po segregator, to nigdy nie masz pewności jakie zapisy są w umowie.

Komunikacja z prawnikiem
trwa zbyt długo?

Uzgodnienie treści umów z działem prawnym lub prawnikiem poprzez maile zabiera zbyt wiele czasu i jest uciążliwe. Wątki się urywają i trudno jest dochować terminów.

Brak mechanizmu wersjonowania
umów na dysku

Podczas negocjacji powstaje wiele wersji umowy, a gdy potrzebujesz wrócić do pierwotnych ustaleń, staje się to zbyt trudne?

Nie wiesz jak bezpiecznie podpisać
umowy elektroniczne

Coraz częściej klienci i dostawcy oczekują zdalnego zawierania umów, ale nie wiesz jak poprawnie przechowywać dokumenty online.

 

Co daje Twojej firmie Symfonia eDokumenty

Wiedza
Ważne zapisy są zawsze pod ręką. Zeskanowane czy podpisane elektronicznie znajdziesz w jednym rejestrze umów.

Mobilność
Akceptowanie i podpisywanie umowy elektronicznie można wykonać z każdego miejsca tak samo wygodnie.

Oszczędność czasu
Zapomnij o wertowaniu segregatorów czy katalogów plików. Wyszukiwanie umów stanie się niezwykle proste!

 

Elektroniczne podpisywanie dokumentów

Wbudowany podpis elektroniczny ułatwia wygodnie zawieranie umów

  • Obsługa podpisów wielu dostawców: KIR Szafir, Certum i innych.
  • Weryfikacja poprawności złożonych podpisów elektronicznych.
  • Podpisywanie dokumentów i archiwizacja w jednym systemie.

Elektroniczny rejestr umów

Baza umów wspierająca ewidencję najważniejszych informacji z treści umów i aneksów.

  • Wygodny i intuicyjny dostęp do wszystkich zawartych umów i aneksów. Niezależnie od tego czy zostały zawarte tradycyjnie, czy podpisane elektronicznie.
  • Łatwo identyfikowalne terminy obowiązywania umowy.
  • Wygodne w obsłudze drzewko kategorii umów..

Generowanie treści umów z szablonów

Dokumenty zawierane na powtarzalnym wzorze, mogą zostać przygotowane w ciągu kilku sekund, na podstawie wcześniej przygotowanych szablonów.

  • Obsługa szablonów umów w formacie .docx.
  • Edycja treści wygenerowanej umowy możliwa jest bezpośrednio z systemu.
  • System przechowuje wszystkie wersje dokumentów. Możesz do nich wrócić w razie potrzeby.

Rozliczanie umów

W systemie możliwe jest prowadzenie rozliczenia umowy w oparciu o ewidencję kosztów z faktur opisywanych w systemie obiegu dokumentów.

  • Przypisywanie kosztów faktur do umów w centralnym rejestrze.
  • Raport wykonania finansowego umowy.
  • Obsługa kaucji i zatrzymań gwarancyjnych.

Elektroniczny obieg dokumentów. Opiniowanie i akceptacja

Proces workflow uporządkuje opiniowanie dokumentów oraz zbieranie wymaganych akceptacji.

  • Definiowanie obiegu każdej umowy poprzez określanie dowolnej liczby osób opiniujących i akceptantów.
  • Uporządkowanie procesu uzgodnień z działem prawnym.
  • Łatwy dostęp do historii i szczegółów opinii.

Łatwe zarządzanie uprawnieniami

Dzięki systemowi zapanujesz nad dostępem do różnych umów dla różnych osób w organizacji.

  • Uprawnienia do dokumentu mogą być nadawane dla: działów, grup oraz indywidualnie.
  • Grupy pozwalają na zdefiniowanie szablonu uprawnień dla poszczególnych kategorii umów.
  • Dostęp „read only” dla pracowników, którym należy udostępnić treść umowy.

Zintegrowana poczta email

Dzięki zintegrowanej w systemie poczcie email zyskasz dodatkowe możliwości.

  • Uzgadnianą treść umowy wyślesz do kontrahenta mailem. Nie musisz przechodzić do Outlook i kopiować załącznika.
  • Umowę wraz z komentarzami, otrzymaną od klienta, łatwo dołączysz jako kolejną wersję.
  • Zlecisz zadania powiązane z umową bezpośrednio z maila.